WHITEPAPER 2024

Die Schlüsselkomponenten für eine erfolgreiche ERP-Einführung in kleinen und mittleren Unternehmen

Es gibt zahlreiche Berichte über missglückte ERP-Projekte, die jedem, der sich näher mit dem Thema beschäftigt hat, bekannt sein dürften. Diese Geschichten erzählen von überhöhten Budgets, langwierigen Verzögerungen und dem Widerstand der Mitarbeiter. Angesichts dieser Tatsachen sind viele Entscheidungsträger im Bereich ERP verunsichert. Die Frage, ob ähnliche Probleme auch in ihrem eigenen Unternehmen auftreten könnten, beschäftigt sie besonders. Besonders für kleinere Unternehmen können die Folgen eines aus dem Ruder laufenden ERP-Projekts gravierend sein.

Es ist durchaus verständlich, dass solche Bedenken bestehen. In der Realität kommt es in ERP-Projekten gelegentlich zu Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen. Jedoch ist ein vollständiges Scheitern, wie es manche Entscheidungsträger befürchten, äußerst selten. Wenn eine ERP-Einführung aus dem Ruder läuft, sind in der Regel eine Reihe ungünstiger Faktoren beteiligt. Diese Faktoren lassen sich jedoch bereits im Vorfeld identifizieren und vermeiden.

Lassen Sie uns also sachlich darüber sprechen, welche Voraussetzungen Unternehmen schaffen sollten, um Fehlschläge zu vermeiden. Die folgenden vier Punkte sind für eine erfolgreiche ERP-Einführung besonders relevant:

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Ein reibungsloser Ablauf von Prozessen im gesamten Projektteam ist von entscheidender Bedeutung.

Die Leistungsfähigkeit der Wertschöpfungskette eines Unternehmens steht und fällt mit der Effizienz jedes einzelnen Schritts. Diese Effizienz ist auch für den Mehrwert eines ERP-Systems ausschlaggebend. Wenn ein Bereich eines Unternehmens nicht nahtlos in die ERP-Lösung integriert ist, wirkt sich das unmittelbar auf die vor- und nachgelagerten Prozesse der Wertschöpfungskette aus. Zum Beispiel kann die Produktionsplanung und -steuerung nicht angemessen auf geänderte Terminanforderungen reagieren, wenn die Werkstattfertigung Aufträge immer noch in Form physischer Laufkarten bearbeitet. In diesem Fall muss jemand täglich Auftragsdaten ausdrucken und in die Werkshalle bringen, was den digitalen Informationsfluss unterbricht.

Ein mittelständisches Unternehmen erfährt durch die Implementierung eines ERP-Systems eine erhebliche Steigerung seiner Effizienz und Leistungsfähigkeit.

Die fragmentierte Abdeckung von Prozessen kann verschiedene Ursachen haben, darunter die Ablehnung des ERP-Systems durch einzelne Abteilungen, die ihre bisherige Vorgehensweise bevorzugen. Oftmals fehlt es jedoch einfach an einem Verständnis für durchgängige Prozesse.

Es genügt nicht, nur die Fertigung an das ERP-System anzuschließen, selbst wenn eine effizientere Produktion das Hauptziel der ERP-Einführung ist. Auch die Warenwirtschaft muss integriert sein, da sonst der Informationsfluss bei der Produktionsplanung unterbrochen wird. Die Integration von Service, Einkauf und Vertrieb ist ebenfalls sinnvoll, da daraus Aufträge und Lagerbestände resultieren. Dieses Prinzip lässt sich auf andere Unternehmensbereiche übertragen, aber der Kerngedanke bleibt klar.

Die Abhängigkeiten innerhalb der Wertschöpfungskette sind direkt miteinander verbunden und können nicht einfach ignoriert werden. Wenn eine Abteilung ausgeschlossen wird, hat dies zwangsläufig Auswirkungen auf andere Bereiche. Ein Unternehmen, das ein Verständnis für durchgängige Prozesse vermissen lässt, wird bald feststellen, dass der Umfang der ERP-Einführung größer ist als angenommen. Dieser zusätzliche Aufwand kann für ein ERP-Projekt durchaus riskant sein.

Es ist daher wichtig, frühzeitig zu verstehen, wie die Wertschöpfungskette aussieht und wie die einzelnen Unternehmensbereiche miteinander interagieren!

Die finanzielle Planung

Schließlich ist es unerlässlich, dass ein Unternehmen über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, bevor es mit der Einführung eines ERP-Systems beginnt. Das Budget stellt hierbei eine Ressourcengrenze dar, die sowohl die Dauer als auch den Umfang des ERP-Projekts begrenzt. Wird diese Grenze überschritten, gibt es in der Regel keinen Weg zurück. Die unerwarteten Zusatzkosten können jedoch andere Investitionspläne belasten und die Rendite beeinträchtigen.

Die Höhe des Budgets hängt direkt mit dem möglichen Umfang des ERP-Projekts zusammen. Ein größeres Budget ermöglicht einen größeren Spielraum für unvorhergesehene Änderungen. Ein knapp bemessenes Budget erhöht hingegen das Risiko und kann verhindern, dass Potenziale genutzt werden, die möglicherweise erst im Verlauf des Projekts erkannt werden.

Vor der Einführung eines ERP-Systems ist es daher wichtig sicherzustellen, dass ausreichende finanzielle Ressourcen vorhanden sind. Zusätzlich sollte ein Puffer für unerwartete Aufgaben eingeplant werden.

Eine realistische Einschätzung der Herausforderungen

Es kommt vor, dass Unternehmen von Anfang an falsche Erwartungen an ein ERP-System haben. Sie gehen davon aus, dass allein die Implementierung der Software automatisch zu effizienteren Abläufen führt. In den Augen einiger Entscheidungsträger wird das ERP-System zu einem Allheilmittel für alle Probleme. Diese Vorstellung ist vielleicht eher auf Abteilungsebene als auf der Geschäftsleitungsebene anzutreffen, existiert jedoch durchaus.

Es ist legitim, hohe Erwartungen an ein neues ERP-System zu haben, solange dabei nicht das Bewusstsein für den eigenen Anpassungsbedarf verloren geht.

Trotz aller nützlichen Funktionen ist ein ERP-System letztendlich nur eine Software, die für sich allein genommen keinen Mehrwert schafft. Der eigentliche Wert eines ERP-Systems liegt darin, optimierte Prozesse bestmöglich zu unterstützen. Ein Beispiel hierfür ist die teilautomatisierte Materialbedarfsplanung, die für sich allein genommen keinen Nutzen hat, aber dazu beiträgt, die Durchlaufzeit und die benötigten Lagerbestände zu reduzieren und somit die Effizienz der Produktion zu steigern.

Was jedoch passiert, wenn die Fertigungsabteilung entscheidet, weiterhin Excel-Tabellen anstelle des ERP-Systems zu nutzen? Die beschriebene Effizienzsteigerung wird nicht eintreten. Damit ein ERP-System einen tatsächlichen Mehrwert bietet, muss auch eine Optimierung der Prozesse stattfinden. In einigen Unternehmen fehlt jedoch das Bewusstsein für den eigenen Anpassungsbedarf. Entscheidungsträger betrachten das ERP-System dort als Werkzeug, das alle Probleme von selbst löst. Allerdings macht das System die Analyse und Überarbeitung interner Prozesse nicht überflüssig. Diese Schritte finden lediglich später statt und vergrößern damit das ERP-Projekt nachträglich. Dieser zusätzliche, ungeplante Aufwand kann die Einführung eines ERP-Systems durchaus gefährden.

Es ist daher wichtig, sich bereits im Vorfeld darüber im Klaren zu sein, dass die Einführung eines ERP-Systems auch eine Überprüfung der eigenen Prozesse beinhaltet. Dieser Aufwand sollte unbedingt eingeplant werden!

Kleine Hindernisse sind normal - große sollten vermieden werden

In jedem ERP-Projekt treten Herausforderungen auf, und es ist normal, dass es zu ungeplanten Zwischenfällen kommt. Diese haben jedoch in den meisten Fällen nur geringfügige Auswirkungen und bleiben im Rahmen von zeitlichen Verzögerungen oder zusätzlichem Aufwand. Ein gut geplantes ERP-Projekt sollte robust genug sein, um solche Störungen auszugleichen.

Wenn Sie mehr über Fehler, die Sie unbedingt bei der Einführung eines ERP-Systems vermeiden sollten erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper. Es behandelt nicht nur die häufigsten Fehlerquellen, sondern bietet auch wertvolle Tipps, wie Sie diesen Herausforderungen erfolgreich begegnen können.

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