Hintergrund

Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit 45 Mitarbeitern war seit Jahren Nutzer von Microsoft Dynamics Business Central (BC). Das Unternehmen, spezialisiert auf den internationalen Groß- und Einzelhandel, nutzte BC für Buchhaltung, Warenwirtschaft und einfache CRM-Funktionen.

Mit der steigenden Komplexität der Geschäftsprozesse und dem Wunsch nach einer moderneren, flexibleren ERP-Lösung kamen jedoch zunehmend Probleme und Frustrationen auf.

Herausforderungen mit Dynamics Business Central

• Hohe laufende Kosten:
  • Die Lizenz- und Wartungskosten von Dynamics BC stiegen kontinuierlich, insbesondere durch notwendige Add-ons und Updates.
• Begrenzte Funktionalität des Standardsystems:
  • Viele notwendige Funktionen, wie ein optimiertes Lagerverwaltungssystem und erweiterte CRM-Funktionen, waren nur durch teure Drittanbieter-Add-ons verfügbar.
  • Die Anpassung an spezifische Geschäftsanforderungen war komplex und teuer.
• Langsame Systemgeschwindigkeit:
  • Besonders bei hohem Datenverkehr oder komplexen Abfragen kam es zu erheblichen Ladezeiten, die die Effizienz der Mitarbeiter beeinträchtigten.
• Fehlende Flexibilität:
  • Zusätzliche Funktionen mussten aufwendig programmiert oder über Drittanbieter teuer eingekauft werden.
• Steigende Komplexität gesetzlicher Anforderungen:
  • Die gesetzlichen Anforderungen wie die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA), ZM und Intrastat-Berichte konnten nur mit zusätzlichen Add-ons erfüllt werden, was weitere Kosten verursachte.

Die Entscheidung für Odoo

Nach eingehender Marktanalyse und Vergleich mehrerer ERP-Systeme entschied sich das Unternehmen für einen Wechsel zu Odoo. Die Hauptgründe:

• Kostenersparnis:
  • Im Vergleich zu Dynamics BC reduzierte Odoo die Lizenz- und Wartungskosten um über 60 %.
• Umfangreicher Funktionsumfang im Standard:
  • Odoo bot im Standard bereits alle benötigten Funktionen, darunter ein voll integriertes Lager- und CRM-System, Reporting-Tools und Automatisierungen.
  • Der Odoo App Store ermöglicht zusätzliche Funktionen, die schnell und kostengünstig hinzugefügt werden können.
• Hohe Flexibilität:
  • Zusätzliche Anpassungen konnten direkt in Python programmiert werden – kostengünstiger und schneller als bei Dynamics BC.
• Gesetzliche Anforderungen:
  • Odoo deckte alle gesetzlichen Anforderungen, einschließlich UVA, ZM und Intrastat, ohne zusätzliche Add-ons vollständig ab.
• Verbesserte Systemgeschwindigkeit:
  • Odoo überzeugte durch eine wesentlich schnellere Verarbeitung von Daten, was die Arbeitsgeschwindigkeit und Produktivität der Mitarbeiter signifikant erhöhte.

Implementierung

Die Migration wurde in drei Phasen durchgeführt:

• Datenmigration:
  • Alle Daten aus Dynamics BC wurden nahtlos in Odoo übertragen, einschließlich Finanzdaten, Lagerbestände und Kundeninformationen.
• Training und Einführung:
  • Die Mitarbeiter wurden in wenigen Wochen auf das neue System geschult. Die intuitive Benutzeroberfläche von Odoo führte zu einer schnellen Akzeptanz.
• Anpassungen:
  • Kleinere spezifische Anforderungen wurden durch den Odoo App Store oder individuell mit Python umgesetzt.

Ergebnisse

• Kosteneinsparungen:
  • Das Unternehmen reduzierte seine jährlichen ERP-Kosten von 80.000 EUR auf 35.000 EUR, was einer Einsparung von 56 % entspricht.
• Erweiterte Funktionalität:
  • Mit den Standardmodulen von Odoo konnten zahlreiche vorherige Add-ons ersetzt werden, darunter Lagerverwaltung, CRM und Buchhaltungsfunktionen.
• Flexibilität und Anpassung:
  • Neue Funktionen, wie ein spezifischer Import für Lieferantendaten, wurden kostengünstig über den Odoo App Store hinzugefügt.
• Schnellere Systemgeschwindigkeit:
  • Die Datenverarbeitung und Berichte liefen bis zu 40 % schneller als zuvor, was die Effizienz der Mitarbeiter steigerte.
• Rechtskonformität:
  • Alle gesetzlichen Anforderungen (UVA, ZM, Intrastat) wurden von Odoo problemlos erfüllt.
• Höhere Zufriedenheit:
  • Die Mitarbeiter zeigten sich begeistert von der benutzerfreundlichen Oberfläche und der Geschwindigkeit des Systems.
  • Der Geschäftsführer lobte die Flexibilität und Skalierbarkeit von Odoo, die dem Unternehmen Raum für zukünftiges Wachstum gibt.

Fazit

Der Wechsel von Microsoft Dynamics BC zu Odoo erwies sich für das Handelsunternehmen als strategisch und finanziell kluge Entscheidung. Odoo bietet eine moderne, flexible und kosteneffiziente ERP-Lösung, die die Bedürfnisse des Unternehmens besser erfüllt und gleichzeitig die laufenden Kosten halbiert.

Zitat des Geschäftsführers:

„Odoo hat unsere Erwartungen übertroffen. Die Flexibilität, die Geschwindigkeit und die enorme Kostenersparnis machen dieses System zur perfekten Lösung für unser Unternehmen.“