Hintergrund

Ein mittelständisches Sanitärunternehmen mit 30 Mitarbeitern suchte eine moderne, vollständig integrierte ERP-Lösung, um alle Geschäftsprozesse effizient und zentralisiert zu verwalten. Das Unternehmen hatte zuvor mit einer Kombination aus veralteter Branchensoftware, Insellösungen und manuellem Datenmanagement gearbeitet. Dies führte zu hohen Kosten, fehlender Transparenz und ineffizienten Abläufen.

Mit Odoo, ergänzt durch die Branchenerweiterung von ACIS, konnte das Unternehmen alle branchenspezifischen Anforderungen abdecken und seine Geschäftsprozesse auf eine neue Ebene bringen.

Herausforderungen vor der Umstellung

• Komplexität und mangelnde Integration:
  • Verschiedene Softwarelösungen für Leistungsverzeichnisse, Webshop, Dokumentenmanagement und Großhändlerkommunikation verursachten doppelte Arbeit und manuelle Datenübertragungen.
• Fehlende Branchenstandards:
  • Die vorherige Lösung unterstützte keine standardisierten Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM A2063 und B2063.
• Großhändleranbindungen:
  • Keine direkte Anbindung an wichtige Großhändler und EDI-Kommunikation.
  • Probleme beim Austausch von Produktkatalogen und Bestelldaten.
• Fehlender Webshop:
  • Kunden erwarteten zunehmend eine Online-Bestellmöglichkeit, die bisher nicht angeboten wurde.
• Verteilte Daten:
  • Daten waren in verschiedenen Systemen und Dateien gespeichert, was die Effizienz beeinträchtigte und die Transparenz reduzierte.

Die Entscheidung für Odoo mit ACIS

Das Unternehmen entschied sich für Odoo als Basisplattform, ergänzt durch die ACIS-Branchenerweiterung, um alle spezifischen Anforderungen der Sanitärbranche zu erfüllen.

Gründe für die Wahl:

• Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM:
  • Direkte Unterstützung der Standards A2063 und B2063 für Ausschreibungen und Projekte.
• Punch-Out-Verfahren und EDI-Kommunikation:
  • Nahtlose Integration mit allen wichtigen Großhändlern (z. B. GC-Gruppe, SHT, ÖAG).
• Import von Datanorm-Katalogen:
  • Automatische Aktualisierung von Produkt- und Preisdaten.
• Webshop-Integration:
  • Mit Odoo konnte erstmals ein vollständig integrierter Webshop bereitgestellt werden.
• Zentrale Datenverwaltung:
  • Alle Mandanten und Geschäftsvorgänge, einschließlich Dokumentenmanagement, in einem System.

Implementierung

Die Einführung wurde in mehreren Phasen durchgeführt:

• Analyse und Planung:
  • Umfassende Analyse der bestehenden Systeme und Prozesse.
  • Definition der Anforderungen für Leistungsverzeichnisse, Großhändleranbindungen, EDI und den Webshop.
• Migration und Integration:
  • Datenmigration aus bestehenden Systemen in Odoo, einschließlich Produkt- und Kundendaten.
  • Einrichtung der ACIS-Erweiterung für branchenspezifische Funktionen.
• Schulung und Tests:
  • Schulungen für alle Abteilungen zur Nutzung der neuen Plattform.
  • Testphase zur Sicherstellung der reibungslosen Kommunikation mit Großhändlern und der Funktionsfähigkeit des Webshops.
• Go-Live:
  • Stufenweise Einführung, beginnend mit der Buchhaltung und Lagerverwaltung, gefolgt von EDI und Webshop.

Ergebnisse

• Effiziente Leistungsverzeichnisse:
  • Mit der ACIS-Erweiterung konnte das Unternehmen Leistungsverzeichnisse gemäß ÖNORM A2063 und B2063 direkt im System erstellen und verwalten.
• Nahtlose Großhändlerkommunikation:
  • Punch-Out-Verfahren und UGL EDI ermöglichten eine reibungslose Bestellkommunikation mit allen wichtigen Großhändlern.
  • Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen wurden vollständig digital abgewickelt.
• Automatisierter Katalogimport:
  • Datanorm-Kataloge wurden automatisch importiert und regelmäßig aktualisiert, wodurch Produkt- und Preisdaten immer auf dem neuesten Stand waren.
• Webshop-Integration:
  • Mit Odoo konnte ein moderner Webshop eingeführt werden, der vollständig mit dem Lager und der Buchhaltung integriert ist.
  • Kunden hatten erstmals die Möglichkeit, Produkte online zu bestellen und ihren Bestellstatus in Echtzeit zu verfolgen.
• Zentrale Daten- und Prozessverwaltung:
  • Alle Mandanten und Geschäftsvorgänge, einschließlich Dokumentenmanagement, wurden in Odoo zentralisiert.
  • Die Transparenz über alle Unternehmensbereiche hinweg verbesserte die Entscheidungsfindung und Effizienz.
• Kosteneinsparungen:
  • Durch die Konsolidierung der Systeme und den Wegfall von Drittanbieter-Software konnten die IT-Kosten um 35 % gesenkt werden.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit:
  • Dank des Webshops und der verbesserten Kommunikation mit Großhändlern konnten Bestellungen schneller bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit deutlich steigerte.

Wichtige Funktionen von Odoo + ACIS für das Unternehmen

• Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM:
  • Direkte Unterstützung von A2063 und B2063 für Ausschreibungen und Projektabwicklung.
• Punch-Out-Verfahren:
  • Direkte Verbindung zu Großhändlern, um Produktdaten und Preise in Echtzeit abzurufen und Bestellungen aufzugeben.
• UGL EDI-Kommunikation:
  • Automatischer Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen mit Großhändlern.
• Datanorm-Import:
  • Automatische Aktualisierung von Katalogen und Preisen ohne manuelle Eingriffe.
• Webshop:
  • Vollständig integrierter Online-Shop mit Anbindung an Lager, Buchhaltung und CRM.
• Dokumentenmanagement:
  • Digitale Archivierung und Verwaltung aller Dokumente direkt im ERP-System.

Fazit

Mit Odoo und der ACIS-Erweiterung konnte das Sanitärunternehmen alle Geschäftsprozesse digitalisieren und integrieren. Vom Leistungsverzeichnis bis zum Webshop bietet die Lösung eine moderne, skalierbare und kosteneffiziente Plattform, die perfekt auf die Anforderungen der Branche abgestimmt ist.

Kundenzitat

„Odoo in Kombination mit der ACIS-Branchenerweiterung hat unser Unternehmen auf ein neues Niveau gehoben. Die Integration aller Systeme in eine Plattform spart uns nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht auch eine deutlich effizientere Zusammenarbeit mit Großhändlern und Kunden.“ – Geschäftsführer